Omstrukturering med Lean

Vores arbejdsplads er ved at omstrukturere sine arbejdsprocesser, så vi kan blive mere effektive. Der skal bruges flere kræfter på at give vores kunder gode ydelser, end der skal bruges på blot at få leveret ydelsen til dem. Vi har haft besøg af en Lean konsulent fra Leanakademiet, som har introduceret os til begrebet. Han nævnte noget med, at man taler om at skabe værdi for kunden, og så fortalte han en del om, at det er muligt at skære ned i de bagvedliggende, administrative arbejdsgange, så tiden, vi bruger, kan bruges på kunderne, og ikke på administrationen.

Konkret

Han nævnte et meget konkret eksempel: Hvor mange minutter hver dag går der på at lede efter noget? Et dokument eller et mødereferat? Hvor mange minutter bliver der brugt på at gøre noget andet end det, man egentlig skal, fordi man bliver forstyrret af andre ting?
Han nævnte et tal, og det var faktisk imponerende. Ca. 25% af arbejdstiden bruges til noget ubrugeligt. Hvis noget af den tid kunne bruges effektivt, kunne vi servicere mange flere kunder.
Konsulenten lagde vægt på at forklare, at det handler ikke om, at vi skal arbejde som robotter. Der skal være plads til, at man svarer på en kollegas spørgsmål, og der kan ske ting, som vi er nødt til at tage hånd om her og nu. Og så må vi jo afbryde det, som vi er i gang med på det tidspunkt. Men han nævnte også, at man kan ændre på sin arbejdsdag, så der både bliver produceret og lavet unyttige ting effektivt.

Et godt eksempel

Et simpelt eksempel, han gav, var, at man kan sørge for ikke at have en masse små post-its rundt omkring sig. De er forstyrrende, fordi de distraherer én i det arbejde, man er i gang med. Man kan have telefontid, hvor man svarer på opkald, men så efter telefontiden, så svarer man ikke. Telefonopkald kan være forstyrrende, når man skal koncentrere sig. På samme måde kan man lukke for sin indbakke, så man ikke hele tiden skal læse e-mails. Man kan så vælge at tjekke mailen på bestemte tidspunkter, og er der noget vigtigt, ja så tager man hånd om det. Små ting, som gør hverdagen lidt mere effektiv, uden at man bliver helt mast.

Det som Lean konsulenten bad os om at gøre, i første omgang var at kortlægge, hvad vi gør til dagligt. Simpelthen føre en slags dagbog og så se, hvor er der brugt tid på ting, som ikke er nødvendige. Fx at vente på et print. Eller at lede efter et dokument, som er blevet arkiveret forkert. Han ville gerne se, om der er dele i arbejdsgangene, som overlapper hinanden. De kan filtreres væk. Og det vil betyde, at vi kan nå at behandle flere sager.

Når vi så har kortlagt vores daglige rutiner, så kan vi se, hvor vi kan forbedre arbejdsgangen. Og vi kan se, om der eventuelt er tiltag eller udstyr, som skal tages eller købes for, at arbejdsgangen forbedres. Fx kan det tænkes, at en lille investering i en ekstra printer vil mindske ventetiden på et print. Eller bare det, at printeren bliver flyttet hen i nærheden af kontoret, og vi ikke skal løbe ned i kælderen for at hente printet.